como organizar un congreso

Cómo organizar un congreso para centenares de personas

Si tienes la responsabilidad de organizar un congreso para un público muy amplio, es crucial que lo hagas de la forma correcta, y en este sentido, contar con la experiencia y el soporte de DMC Barcelona Tuset Eventos puede marcar una gran diferencia, asegurando así que alcances los objetivos establecidos.

Objetivos claros e identificar al público

Uno de los primeros pasos para organizar el congreso es fijar los objetivos que quieres alcanzar con los resultados del evento. No es una etapa que se pueda saltar o posponer, y que solo tú puedes responder, ya que eres el único que conoce las necesidades a cubrir.

Lo primero es saber por qué quieres organizar el congreso, esto te ayudará a definir el presupuesto y el tiempo a invertir para su realización. También debes tener una idea sobre lo que quieres alcanzar, en términos de dinero o visibilidad, por ejemplo.

Después que definas los objetivos, tanto los principales como secundarios, puedes tener un camino más claro en la organización del congreso. De igual manera, es importante definir al público objetivo que vas a invitar para el congreso.

Al identificar el target, puedes orientar el congreso a sus intereses, preocupaciones y aspiraciones, con el objetivo de potenciar los resultados del evento.

Además, cuando ofreces información de interés para el target, brindas contenido de calidad que garantiza la permanencia completa de los invitados.

Lugar y fecha del evento

lugar y fecha del evento

La elección de la fecha y el lugar es muy importante para el éxito del congreso.

En primer lugar, debes anotar las fechas y márcalas con antelación, ya que corres el riesgo de competir con conferencias y actos similares que se celebren en las mismas fechas, provocando una baja asistencia.

Otro punto importante a considerar es que mientras más similar sea el tema de tu congreso con otros a celebrarse en las mismas fechas, debes dejar una mayor diferencia entre cada evento.

Con esto evitas que el congreso se vea como una continuación o repetición de otros eventos. Una vez elijas una fecha adecuada, comprueba la disponibilidad de los ponentes que participarán en el congreso.

También es fundamental considerar el lugar para la celebración del congreso. El criterio más importante a considerar es la disponibilidad del espacio, por lo que debes reservarlo con tiempo.

Además, debes considerar la accesibilidad, lo cual depende principalmente del medio de transporte de los participantes.

Si se trata de un congreso internacional, conviene elegir un lugar cercano al aeropuerto, ya que los invitados suelen llegar en avión. Si se trata de una reunión interregional, debes tener en cuenta la distancia a la estación de tren.

Planificar las actividades del congreso

Hay que determinar el orden de las diferentes etapas del congreso, prestando especial atención a la presentación, dado que es el punto que enganchará a los invitados y que generará interés en ellos.

El orador debe ser simpático e impresionante, de esta manera es capaz de atraer la atención de los participantes y animar el tiempo en la sala, incluso debe ser capaz de transmitir autoridad al público.

Si das un congreso sobre gastroenterología a un público médico, no puedes recurrir a un animador cualquiera, por ejemplo. Por tal motivo, debes elegir un exponente que conozca sobre el tema a tratar, y se ajuste al protocolo del evento.

También debes planificar tu presentación, y las diapositivas que presentarán el contenido del congreso.

Las presentaciones son muy importantes para el evento, de esta manera puedes transmitir la información de forma más dinámica y atractiva, incluso sirve como apoyo para los exponentes.

Presupuesto y patrocinadores

No se puede organizar una conferencia sin dinero, sobre todo para alquilar una sala y pagar a uno o varios ponentes.

Si eres el responsable de la organización y no cuentas con socios externos, debes encontrar patrocinadores que financien al menos parte del proyecto para poder realizarlo.

espectaculo con gente

Encontrar uno o varios patrocinadores no es un trabajo sencillo. Hay que negociar con las empresas interesadas en el proyecto, y ser consciente de que esto conlleva un gasto.

A los financiadores les interesa la visibilidad, y prefieren congresos donde asistan empresarios o posibles inversores.

Otra opción de financiación para el proyecto es el crowdfunding, de esta manera puedes recaudar fondos para el congreso. Puedes usar las redes sociales o plataformas que ofrecen este tipo de servicios.

¿Qué hacer después del congreso?

Una vez finalizado el congreso que organizaste, puedes realizar otras actividades adicionales que resultan de mucha utilidad si quieres mejorar los resultados.

Una acción recomendada es preguntar por las evaluaciones y revisiones. Puedes organizar un comité que al final del congreso sea capaz de recopilar la opinión de los invitados que participaron en el evento.

Es recomendado recoger las impresiones de los participantes, para lo que puedes usar un formulario con preguntas que deban responder, según la experiencia que vivieron.

Con estos datos recopilados, puedes identificar los problemas surgidos durante la reunión, y mejorar la organización del siguiente evento para potenciar los resultados.

También puedes enviar material después del congreso, para que los participantes puedan contar con algo que los ayude a recordar su experiencia, así como compartirla en sus redes y promocionarte.

Siguiendo estos pasos tienes la oportunidad de organizar un congreso exitoso para centenares de personas, dado que cubres los aspectos más relevantes para que los resultados alcancen los objetivos propuestos para el evento.